【改めて見直す仕事の基本】「報連相」、ちゃんとできてる?

初社会人、着々とキャリアを積み重ねている人、社会人大ベテランの人。

仕事を円滑に進めていくうえで、どんな人にも不可欠な「報連相」のスキル。

中には、小さいことを忙しい上司に報告しにくい…という悩みを抱える方や、「まあいいや」と報告をないがしろにしてしまう方もいらっしゃるかと思います。

報連相は、仕事の基本中の基本であり、最も重要なものです。

みなさんは適切な報連相ができていますか?

まず、「報連相」とは

①報告

今起きていること・過去の結果などを、たとえ悪いことであっても報告すること。

報告をする際は、相手のタイミングを見計らう必要があります。報告は大切ですが、あまりにも相手が忙しそうな時に自分のタイミングで報告を済ませてしまうのは円滑とは言い難いです。

報告する際は、相手のタイミングを見計らい、要点をまとめてスピーディーに報告。

悪いことであれば、できるだけ早めに報告し、相手の指示を仰ぎます。

②連絡

情報共有に必要不可欠な「連絡」。業務に慣れていないうちはどんな小さなことでも連絡しましょう。報告は過去や現在の報告ですが、連絡は未来、先の予定などを伝えます。

何か変更があった際などは、最優先に連絡することが大切です。

③相談

自分だけで判断しがたいとき、判断に困るとき、判断していいのかわからない時などは必ず相談してください。緊急事態の場合は相手が忙しそうでも相談しましょう。さじ加減に悩みますが、相談によりトラブルを未然に防げることもあります。

的確な報告を行うには

的確な報告は、まずスピードが重要です。

結果報告や中間報告は、小さいことだと思ってもできるだけ報告しましょう。

報告する時は必ず「今お時間よろしいでしょうか?」と相手の都合を聞いてから。

そして必ず、「〇〇の件ですが」「〇〇の件につきましてご報告いたします」など、要件を明らかにしてから報告してください。

急を要す報告の際は、「お忙しいところ失礼します。〇〇の件につきまして緊急にご連絡したいことがあります」など、緊急性を訴えてください。

また連絡する際、不安に感じていることがあるのであれば包み隠さずはっきりと伝えることも大切です。

トラブルが発生した際、報告するのは気が引けるかもしれませんが、原因を隠したり言い訳せずに報告し、再度同じことを繰り返すことがないよう対処方法を考えます。

上司が知りたいのは、何が起こっているのかということ。事実を客観的に伝えることが重要です。

連絡する時に注意しておきたいこと

直行直帰の連絡や、伝言など連絡が必要な場面は仕事においてたくさんあります。

日程やスケジュール変更などは、即座に連絡すべきこと。自己判断で連絡しないということは避けてください。

直行を電話で連絡する際は、どこに向かうか、何時に帰社予定かを簡潔に伝えます。直帰の際は、訪問や業務が終了したことに加え、結果を報告します。

電話連絡の場合、周囲の人が聞いているかもしれないため機密事項は話さないようにしましょう。連絡でないとしても、自社から出たら情報漏洩防止のため機密事項は話さないよう心掛ける必要があります。

緊急で連絡したいことがある場合、口頭だけでなくメールやメモなどいくつかの連絡手段で伝えるようにしましょう。

例えば上司の会議中、電話が掛けられない場合はまずメールで報告。会議終了後を見計らい、「既にご存知かもしれませんが…」と前置きし連絡することで確実に相手に届きます。

また、相手が出先にいる場合や複雑な内容の伝言を承った際も、メールでその旨を伝えることで相手が内容を把握しやすくなります。

相談することで得られること

上司や先輩は、自分よりもたくさんの経験を積み知識量も豊富です。

何か困ったことがあった際、自分だけで解決策を考えるのではなく、自分よりも経験値の高い周囲の助言を聞くことで解決への道が拓けることは多くあります。

ただ、「分からないから聞く」というのと「こうした方が良いとは思うけど何かほかにやり方があるのか」という相談はまったく別物です。

できる限り自分で考え、意見をまとめてから相談することを心掛けましょう。

ですが、「分からない!」と思ったところを自分で考えすぎて時間をくってしまうのも考えものです。自身で考えて、それでも分からなかった場合はすぐに聞く必要があります。

相談する場合も、「今お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認し、「〇〇の件なのですが」と要件を明らかにしてから相談してください。

相談し、一緒に解決していくことで業務も人間関係もスムーズに進むことがあります。

相談することで、先輩の経験を享受し、今後の業務に生かすこともできるので、何かあった際の相談は積極的にできると良いかと思います。

おわりに

適切な報連相を行うのは、最初のうちは難しいもの。

報告や相談しにくいこともあるかと思いますが、上司は部下の進捗を把握することも業務の一環です。

尻込みせず、場数を踏むことで、適切な報連相を難なく行えるようになっていくかと思います。